Aufgaben mit KI automatisieren: Wie du erkennst, welche sich überhaupt eignen
Fünf Prüffragen und drei Körbe, mit denen du jede Aufgabe auf deiner Liste einordnest, bevor du Zeit oder Geld in ein Werkzeug steckst. Dazu die Fälle, in denen du die Finger davon lässt.
Stell dir eine Innenarchitektin vor, die an einem Sonntagabend zwölf Dinge aufschreibt, die sie gern loswürde. Angebote nachfassen, Rechnungen ablegen, Baustellenprotokolle abtippen, Materiallisten vergleichen, Instagram füllen, Termine mit Handwerkern abstimmen. Die Liste ist lang, der Wunsch dahinter kurz: Das soll die KI machen.
Die ehrliche Antwort vorweg: Für einen Teil der Liste braucht sie gar keine KI, sondern eine feste Regel. Einen anderen Teil sollte sie behalten, weil er ihr Geschäft ausmacht. Übrig bleiben meistens zwei oder drei Aufgaben, bei denen eine KI wirklich hilft. Wie du diese zwei oder drei findest, zeige ich dir hier.
FADIS KERNPUNKTE
Die meisten Automatisierungswünsche scheitern nicht an der KI, sondern an der Größe der Aufgabe. „Buchhaltung“ lässt sich nicht automatisieren. „Belege nach Monat umbenennen“ vielleicht schon. Wer seine Aufgaben nicht in Handgriffe zerlegt, prüft das Falsche.
Technisch möglich heißt außerdem nicht sinnvoll. Eine Aufgabe, die dreimal im Jahr anfällt, rechtfertigt keine Stunde Einrichtung. Eine Aufgabe, bei der ein Fehler einen Kunden kostet, gehört nicht in ein Werkzeug, dem du nicht über die Schulter schaust.
Die unbequemste Prüffrage ist die dritte: Kannst du beschreiben, wie ein gutes Ergebnis aussieht? Wer das nicht in zwei, drei Sätzen hinbekommt, kann die Aufgabe auch nicht übergeben. Das liegt dann nicht am Werkzeug.
Nicht der Beruf wird automatisiert, sondern einzelne Handgriffe
Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung zerlegt für seine Berechnungen rund 4.600 Berufe in ihre Kerntätigkeiten. Danach zählt es, wie viele davon ein Computer heute schon erledigen könnte. Das Ergebnis heißt Substituierbarkeitspotenzial, also der Anteil der Tätigkeiten, die sich technisch ersetzen ließen. Im aktuellen IAB-Kurzbericht liegt er selbst bei Expertenberufen bei gut einem Drittel.
Anteil ersetzbarer Kerntätigkeiten nach Anforderungsniveau
IAB-Kurzbericht 5/2024, Datenstand 2022
Für dich steckt in dieser Methode der wichtigere Teil als in den Zahlen. Kein Beruf verschwindet am Stück, es sind immer einzelne Handgriffe. Das IAB nennt selbst Beispiele, die generative KI neu übernehmen kann: Termine koordinieren, Dokumente vervollständigen, Protokolle und Zusammenfassungen schreiben. Die Zahlen gelten für Angestellte, nicht für Solo-Selbstständige, aber das Prinzip trägt auch bei dir. Schreib deshalb nicht „Buchhaltung“ auf deine Liste, sondern „Belege umbenennen“, „Rechnung prüfen“ und „Zahlung abgleichen“. Erst auf dieser Ebene kannst du überhaupt sinnvoll fragen, ob eine KI hilft.
Fünf Fragen, die jede Aufgabe bestehen muss
Nimm dir jeden Handgriff auf deiner Liste einzeln vor und stell ihm diese fünf Fragen. Eine Aufgabe, die bei einer Frage klar durchfällt, streichst du für den Moment. Das dauert pro Zeile keine Minute.
| Prüffrage | Geeignet, wenn | Finger weg, wenn |
|---|---|---|
| Wie oft fällt sie an? | mindestens einmal pro Woche | ein paar Mal im Jahr |
| Liegt die Eingabe als Text vor? | Mail, Sprachnotiz, PDF | nur im Kopf oder auf Papier |
| Kannst du ein gutes Ergebnis beschreiben? | in zwei, drei Sätzen | „ich sehe es, wenn es passt“ |
| Was kostet ein Fehler? | du merkst ihn beim Lesen | der Kunde merkt ihn zuerst |
| Stecken Kundendaten drin? | nein, oder Werkzeug mit Vertrag | ja, in einem Gratis-Chat |
Die erste Frage sortiert am meisten aus. Eine Anweisung, die jedes Mal ein brauchbares Ergebnis liefert, schreibst du nicht in fünf Minuten. Rechne mit einer Stunde, bis sie sitzt. Fällt die Aufgabe einmal pro Woche an und kostet dich jedes Mal zwanzig Minuten, hast du diese Stunde nach drei Wochen wieder drin. Bei einer Aufgabe, die viermal im Jahr kommt, wartest du fast ein Jahr darauf.
Die dritte Frage ist die unbequemste. Du musst in zwei, drei Sätzen beschreiben können, was hineingeht und woran du ein gutes Ergebnis erkennst. „Ein schöner Instagram-Beitrag“ reicht dafür nicht. „Drei Sätze zu einem fertigen Projekt, mit Ort, Material und einer Frage an die Leser“ reicht. Solange dir diese Beschreibung nicht gelingt, bleibt die Aufgabe bei dir.
Die zweite und die vierte Frage gehören zusammen. Eine KI braucht Text, den sie lesen kann: eine Mail, eine Sprachnotiz, ein PDF. Was nur in deinem Kopf oder auf einem Zettel auf der Baustelle steht, musst du erst abtippen, und dann ist die Ersparnis meist schon weg. Genauso wichtig ist, was ein Fehler kostet. Eine schiefe Zusammenfassung für dich selbst fällt dir beim Lesen auf. Eine falsche Zahl in einer Nachricht an einen Kunden fällt dir vielleicht erst auf, wenn er zurückruft.
Bei der fünften Frage geht es um die Daten. Stehen in der Aufgabe Namen, Adressen oder Aufträge deiner Kunden, darfst du sie nicht in jedes beliebige Werkzeug kopieren. Was erlaubt ist, habe ich im Artikel über Kundendaten in KI-Tools aufgeschrieben.
Drei Körbe: feste Regel, KI oder du selbst
Was die fünf Fragen übersteht, gehört noch nicht automatisch der KI. Viele Handgriffe folgen einem festen Muster: gleicher Absender, gleicher Betreff, gleiche Handlung. Dafür reicht eine Regel, also eine Wenn-dann-Anweisung in deinem E-Mail-Programm oder deiner Ablage. Wie das im Postfach aussieht, zeige ich im Artikel zum E-Mails sortieren mit KI. Eine Regel kostet nichts und rät nicht.
Bei der Innenarchitektin aus dem Beispiel sähe das so aus. Rechnungen ablegen und Terminbestätigungen verschieben landen im Korb Regel. Baustellenprotokolle aus Sprachnotizen abtippen, Materiallisten zusammenfassen und Entwürfe für Instagram landen im Korb KI, weil jedes Mal anderer Text hineingeht. Angebote nachfassen und Handwerker abstimmen behält sie selbst. Dort zählen Ton, Beziehung und ihr Urteil über den Preis.
Dieser dritte Korb ist kein Versagen. Er enthält meistens genau das, wofür deine Kunden dich bezahlen. Wenn du wissen willst, wie das Institut deinen eigenen Beruf einschätzt, kannst du ihn im Job-Futuromat des IAB nachschlagen.
Wo das Prüfraster an seine Grenze kommt
Das Raster sagt dir, ob eine Aufgabe geeignet ist. Es sagt dir nicht, ob sie sich lohnt. Das IAB schreibt es selbst sehr deutlich: Eine ersetzbare Tätigkeit wird nicht ersetzt, wenn Menschen sie wirtschaftlicher, flexibler oder besser erledigen. Ob das bei dir so ist, zeigt erst die Stoppuhr. Wie du vorher und nachher misst, steht in meinem Artikel zum häufigsten Fehler beim KI-Einstieg.
Die zweite Grenze sind Sonderfälle. Auf dem Papier sieht eine Materialliste immer gleich aus. In der Praxis kommt sie einmal als Foto, einmal als PDF mit Tabelle und einmal als Nachricht mit Tippfehlern. Solche Fälle findest du nicht beim Nachdenken, sondern erst beim Test mit echten Unterlagen. Rechne deshalb damit, dass die ersten zwei Wochen mehr Nacharbeit bringen als gedacht.
Die dritte Grenze ist der Handbetrieb. Solange du den Text von Hand in ein Chatfenster kopierst, sparst du Tipparbeit, aber nicht das Anstoßen. Eine Aufgabe, die über Postfach, Ablage und Kalender läuft, braucht eine Anbindung an genau diese Werkzeuge. Wenn du eine Aufgabe aus deinem KI-Korb nicht mehr von Hand anstoßen, sondern automatisch laufen lassen willst, baue ich den Ablauf mit dir im KI-Workflow Sprint, an deinen echten Unterlagen und in einer Sitzung.
Nimm dir heute Abend deine Liste vor
Schreib zehn Handgriffe auf, die dich in dieser Woche genervt haben. Keine Bereiche, sondern Tätigkeiten mit Verb. Stell jedem die fünf Fragen und verteile, was übrig bleibt, auf die drei Körbe. Richte für den Korb Regel noch am selben Abend eine einzige Regel ein, das dauert eine Viertelstunde.
Aus dem Korb KI nimmst du genau eine Aufgabe, die häufigste. Nicht drei parallel, sonst weißt du hinterher nicht, was dir Zeit gespart hat. Miss eine Woche, wie lange sie dich kostet, und fang erst dann mit der KI an. Wer so auswählt, verliert keine Wochen an Aufgaben, die nie gepasst haben.
